Julen närmar sig och med den kommer frågan som många företagare ställer sig varje år, hur hanterar vi julbordet och julklapparna skattemässigt? Som redovisningskonsulter får vi denna fråga varje november, och vi förstår att reglerna kan kännas krångliga. Låt oss reda ut det så att du kan fokusera på att faktiskt njuta av julhelgen tillsammans med dina medarbetare.
Intern representation, företagets julbord utan skattesmäll
När du bjuder dina anställda på julbord faller det under något som kallas intern representation. Det är en av de få förmånerna som är helt skattefri för dina medarbetare, vilket gör det till ett perfekt sätt att visa uppskattning utan att skapa krångel i lönehanteringen.
Detta gäller oavsett om ni väljer ett enkelt bord på kontoret eller bokar en lokal på stan. Även alkoholhaltiga drycker som serveras i samband med julbordet är skattefria, så dina anställda behöver inte oroa sig för att få en förmån i deklarationen bara för att de skålade i glögg.
En kund inom tjänstesektorn frågade oss förra året om de kunde bjuda sina säljares makar och sambos på julbordet utan att skapa skattekonsekvenser. Svaret är ja, även anställdas familjemedlemmar kan delta skattefritt. Detta inkluderar make, maka, sambo och hemmavarande barn. Det är ett generöst undantag som verkligen uppskattas av medarbetarna.
Vad gäller för dig som enskild firma?
Här blir det lite annorlunda. Om du driver enskild firma utan anställda kan du tyvärr inte utnyttja reglerna om intern representation eftersom du själv inte räknas som anställd i din egen verksamhet. Däremot, om du har anställda i din enskilda firma gäller exakt samma regler som för andra arbetsgivare, och du kan då arrangera skattefria julbord för dina medarbetare.
För dig som driver ett fåmansbolag är läget bättre. Även om du är ensam i bolaget kan du ordna julbord åt dig själv som anställd utan att bli förmånsbeskattad. Detta är en av fördelarna med att driva verksamhet i bolagsform jämfört med enskild firma.
Bokföringen och avdragen, så gör du rätt
När det kommer till att bokföra julbordet finns det några viktiga saker att känna till. Du får göra avdrag för personalfester högst två gånger per år, vilket innebär att julbordet normalt räknas som en av dessa tillfällen.
En viktig begränsning är att avdrag endast medges för enklare förtäring. Med detta menas att du kan dra av kostnader för mat och dryck, men inte för till exempel underhållning eller mer påkostade element. Vi brukar beskriva det som att själva maten och drycken är avdragsgill, men om ni hyr in en artist eller liknande blir den kostnaden inte avdragsgill.
När det gäller moms kan du under vissa förutsättningar göra avdrag för ingående moms på representation avseende måltider. Detta kräver att du bedriver momspliktig verksamhet, och reglerna kan vara lite knepiga. Vi rekommenderar att alltid spara kvittona och dokumentera vad som ingick i arrangemanget, så att vi kan hjälpa dig göra rätt vid bokföringen och momsredovisningen.
Julgåvor, gränsen på 550 kronor
Julgåvor till anställda är också en populär tradition, och här finns det en tydlig gräns att hålla sig till. Gåvor upp till 550 kronor inklusive moms är skattefria för mottagaren. Detta kan vara presenter som presentkort, varukorgar eller andra uppmärksamheter.
Det viktiga att komma ihåg är att om gåvan överstiger 550 kronor blir hela beloppet skattepliktigt från första kronan, inte bara den del som överstiger gränsen. Om du ger en present värd 600 kronor blir alltså hela 600 kronor skattepliktigt för den anställde, inte bara de 50 kronor som överstiger gränsen.
Ett tillverkningsföretag vi arbetar med hade valt att ge alla sina 15 anställda presentkort på 600 kronor. När de insåg att detta skulle innebära förmånsbeskattning för hela beloppet valde de istället att sänka värdet till 500 kronor per person, vilket både blev billigare för företaget och skattefritt för de anställda. Små justeringar kan alltså göra stor skillnad.
Praktiska tips för en smidig hantering
För att göra hanteringen enklare rekommenderar vi att du samlar alla underlag för julbordet på ett ställe. Spara fakturan från restaurangen, notera antal deltagare och syfte med arrangemanget. Detta underlättar både för dig och för oss när vi ska hantera årsredovisningen.
Om ni delar ut julgåvor, se till att värdera dem korrekt inklusive moms och dokumentera vad som delats ut till vem. Detta behöver inte vara komplicerat, en enkel lista med namn och presentvärde räcker långt.
Tänk också på att planera i god tid. Många restauranger är fullbokade under december, och ju tidigare du bokar desto fler alternativ har du. Från ett ekonomiskt perspektiv kan det också vara smart att försöka fördela större utgifter över året istället för att allt hamnar i december.
Julen ska vara en glädjefylld tid då du kan visa uppskattning för dina medarbetares insatser under året. Genom att känna till reglerna för intern representation och julgåvor kan du skapa en trevlig upplevelse för alla inblandade utan att skapa onödig administration eller skattekonsekvenser. Det viktigaste är att hålla sig inom de angivna ramarna för skattefrihet, dokumentera arrangemanget ordentligt och bokföra det korrekt. När detta är på plats kan du luta dig tillbaka och faktiskt njuta av julen tillsammans med ditt team, med vetskapen om att allt är skattemässigt rätt hanterat.
