Att skapa och förvara verifikationer korrekt är avgörande för att säkerställa en noggrann och transparent redovisning av företagets ekonomi. Verifikationer fungerar som bevis för alla transaktioner och ger en spårbarhet som är nödvändig för att kunna följa upp och kontrollera ekonomiska aktiviteter.
I Sverige finns det lagar och regler som tydligt reglerar hur bokföring och hantering av verifikationer ska skötas. Bland annat omfattas detta av bokföringslagen och årsredovisningslagen, som ställer krav på företag att följa vissa standarder och rutiner för att säkerställa rättvis redovisning.
Identifiera vilka verifikationer som krävs
Typer av verifikationer
När det kommer till att skapa och förvara verifikationer korrekt är det viktigt att förstå de olika typerna av verifikationer som kan krävas. Vanliga typer inkluderar fakturor, kvitton, bankutdrag och kontrakt. Genom att ha en klar förståelse för dessa typer kan du säkerställa att du har all nödvändig dokumentation för din verksamhet.
Särskilda krav för olika verksamheter
Olika verksamheter kan ha specifika krav när det gäller vilka typer av verifikationer som behövs och hur de ska förvaras. Till exempel kan en restaurang behöva spara kvitton för inköp av livsmedel och alkohol medan en konsultfirma behöver bevara kontrakt med kunder. Det är viktigt att vara medveten om de särskilda kraven för din verksamhet för att säkerställa fullständig efterlevnad av lagar och regler.
Skapa verifikationer
Grundläggande principer
När du skapar en verifikation är det viktigt att följa några grundläggande principer. Se till att verifikationen innehåller all nödvändig information för att tydligt identifiera och spåra transaktionen. Var noggrann med att ange datum, belopp, syfte och eventuella kontaktuppgifter för parterna involverade.
Digitala vs. fysiska verifikationer
Det finns två huvudtyper av verifikationer: digitala och fysiska. Digitala verifikationer skapas och lagras elektroniskt, vilket gör dem enkla att dela och spara på digitala plattformar. Å andra sidan är fysiska verifikationer trygga från cyberhot och kan vara mer lättåtkomliga om du föredrar att ha en papperskopia.
Vid val av digitala eller fysiska verifikationer är det viktigt att ta hänsyn till ditt företags behov och preferenser. Digitala verifikationer kan vara mer praktiska för att spara i en digital arkivlösning och underlätta bokföringen, medan fysiska verifikationer kan vara föredragna för att säkerhetskopiera viktiga transaktioner på papper.
Datum och underskrifter
Datum och underskrifter är avgörande komponenter på en verifikation. Genom att ange datum för transaktionen och få relevanta parter att underteckna bekräftar du att verifikationen är korrekt och godkänd av alla inblandade. Detta ger en tydlig historik och juridisk giltighet för transaktionen.
För att säkerställa att datum och underskrifter är tydliga och trovärdiga kan det vara bra att använda en digital signaturplattform. Där kan du be om elektroniska underskrifter som är säkra och svårförfalskade, vilket ger extra trygghet för att dina verifikationer är autentiska och pålitliga.
Förvaring och arkivering av verifikationer
Lagkrav på dokumentförvaring
Enligt svensk lagstiftning måste företag och organisationer bevara sina verifikationer och ekonomiska dokument under en viss tidsperiod. Vanligtvis gäller det att spara dessa handlingar i sju år för revision och eventuell granskning av Skatteverket eller annan myndighet.
Digital lagring och backups
Digital lagring av verifikationer har blivit alltmer populärt på grund av dess effektivitet och platsbesparing. Det är viktigt att ha en pålitlig backupstrategi på plats för att säkerställa att ingen data går förlorad vid eventuella haverier eller cyberattacker.
Genom att använda molnbaserade lagringstjänster eller dedikerade serverlösningar kan företag enkelt skapa säkra backups och säkerställa tillgången till sina verifikationer vid behov. Det är också viktigt att regelbundet testa återställningsprocessen för att vara förberedd på eventuella nödsituationer.
Hantera granskningar och revisioner
Förberedelser inför en revision
Innan en revision är det viktigt att säkerställa att alla verifikationer är uppdaterade och korrekta. Se till att alla transaktioner är bokförda på rätt sätt och att eventuella avvikelser är förklarade. Förbered även en lista över alla tillgängliga dokument som revisorn kan behöva granska för att underlätta processen.
Vanliga fel och hur man undviker dem
Ett vanligt fel vid revisioner är bristfällig dokumentation eller felaktig bokföring. För att undvika detta är det viktigt att kontinuerligt följa upp bokföringen och säkerställa att alla transaktioner är korrekt dokumenterade. Ett annat vanligt fel är att inte hålla sig uppdaterad kring aktuella lagar och regler, vilket kan leda till felaktiga redovisningar. Genom att investera tid i att kontinuerligt uppdatera sin kunskap och följa branschspecifika riktlinjer kan man undvika dessa vanliga fel.
Slutsatser och nästa steg
Kontinuerlig uppföljning och utbildning
För att säkerställa korrekt skapande och förvaring av verifikationer är det avgörande att ha en kontinuerlig uppföljning av processerna. Genom regelbunden utbildning för de som hanterar dokument och verifikationer kan man säkerställa att riktlinjer följs och att alla inblandade är medvetna om vikten av korrekt dokumenthantering.
Framtida trender inom dokumenthantering
I framtiden förväntas digitaliseringen fortsätta att påverka hur dokument och verifikationer hanteras. Automatisering av processer, användning av blockchain-teknologi för säker lagring och ökad digitalisering av dokument förväntas vara några av de trender som kommer att forma framtiden för dokumenthantering.
Det är viktigt för organisationer att vara medvetna om dessa trender och vara förberedda på att anpassa sina processer för att möta de ökade kraven på effektiv dokumenthantering i en digitaliserad värld.
